Een particulier vastgoedbedrijf doorbreekt barrières met videoconferenties in de cloud.
Akelius bezit meer dan 54,000 eigendommen in zes landen in West-Europa. Als het grootste particuliere vastgoedbedrijf van Zweden, met meer dan 650 werknemers, hadden ze een betere manier nodig om geografische en logistieke obstakels te overwinnen en effectievere communicatie mogelijk te maken. Het bedrijf had eerder een Cisco Tandberg™-systeem gebruikt voordat de relatie met Lifesize begon. Toen het echter tijd werd om de bestaande oplossingen te evalueren, met upgrades die om de hoek nodig waren, greep het bedrijf de kans aan om te kijken wat er nog meer beschikbaar was.
"We kunnen een mix van verschillende apparaten gebruiken, zodat deelnemers kunnen deelnemen aan een videoconferentie vanaf elke smartphone, tablet of laptop die ze gebruiken."
Levensgroot kiezen
Lifesize, een leider op de markt voor videoconferenties, viel al snel op als een sterke match voor de groeiende behoeften van Akelius. De functies en functionaliteit van Lifesize overtroffen de oplossingen die het bedrijf voorheen gebruikte, dus toen Akelius voor de keuze stond tussen herinvesteren in het bestaande Cisco-systeem of het overnemen van nieuwe oplossingen van Lifesize, koos Akelius voor het laatste.
Rickard Carlsson, IT-manager bij Akelius, legt uit: “Na een afweging van de leidende leveranciers, dachten we dat Lifesize de beste en meest functionele opties had. Belangrijk is dat de Lifesize-oplossing de flexibiliteit en schaalbaarheid bood die we nodig hadden van onze tools voor videoconferenties.”
Eén aspect van de video-oplossing was bijzonder aantrekkelijk voor Carlsson en zijn team: Lifesize® Cloud. Door de afhankelijkheid van specifieke hardware weg te nemen en de tools voor videoconferenties via de cloud te leveren, hebben deelnemers alleen een internetverbinding nodig om verbinding te maken. Het maakt ook oproepescalatie mogelijk, een functie waarbij nieuwe mensen met een klik op de knop aan het lopende videogesprek kunnen worden toegevoegd in plaats van het gesprek te verlaten om deel te nemen aan een groepsvergaderruimte.
Met functies zoals een gebruiksvriendelijke interface, schermdeling, agenda-integratie, chat en opties voor audiobellen, bood deze in de cloud gehoste oplossing de flexibiliteit, schaalbaarheid en bruikbaarheid die Akelius nodig had van zijn videoconferentietechnologie.
Om Lifesize Cloud in de vergaderruimte te verbeteren, heeft Akelius ook Lifesize® Icon™-systemen toegepast. De video- en audioapparaten transformeerden hun vergaderruimten in hubs voor HD-videoconferenties. Werknemers kunnen nu inloggen op een gesprek waar ze ook zijn met hun smartphone of laptop, of ze hebben de interne optie om een videogesprek te voeren vanuit een vergaderruimte.
De omschakeling: een pijnloos proces met onmiddellijke resultaten
De omschakeling was volgens Carlsson een pijnloos proces. "We stuurden een intern bericht naar medewerkers met de informatie die ze nodig hadden om aan de slag te gaan - we hebben ook informatie op ons intranet gehost", zegt hij. "Maar verder, omdat de Lifesize-oplossing zo gebruiksvriendelijk is, hoefden we geen verdere training te geven."
Met meer dan 650 werknemers die vertrouwd waren met het nieuwe videoconferentiesysteem van het bedrijf, begon Akelius al snel de voordelen in te zien. Of gebruikers nu verbinding maken vanaf iPads®, laptops, telefoons of Icon-systemen in de vergaderruimte, de Lifesize-oplossing heeft de manier waarop het bedrijf communiceert snel verbeterd.
De voordelen van betere communicatie
Uiteindelijk is het eindresultaat van deze verbeteringen meer samenwerking. Ondanks een verspreid personeelsbestand dat op verschillende apparaten werkt, kunnen de kantoren van Akelius nu moeiteloos met elkaar communiceren alsof ze face-to-face zijn. Dit maakt het bedrijf op zijn beurt flexibeler en responsiever als het gaat om het nemen van beslissingen en het overwinnen van problemen.
“Dankzij Lifesize reizen onze medewerkers minder, maar hebben ze daadwerkelijk meer vergaderingen. Hierdoor zijn ze efficiënter en beter verbonden dan ooit.”
Bij het geven van advies aan anderen die zich misschien voorbereiden op een reis naar videoconferenties, stelt Carlsson dat het belangrijkste is om eerst precies vast te stellen wat hun vereisten zijn. Zodra het bedrijf weet wat het hoopt te bereiken met de nieuwe technologie, kunnen ze een oplossingsleverancier kiezen die aan hun behoeften kan voldoen.
Wat Akelius betreft, na de succesvolle acceptatie van Lifesize Cloud en Lifesize Icon, zijn Carlsson en zijn team begonnen met het verkennen van opties om de voordelen van videoconferenties uit te breiden naar andere bedrijfsonderdelen.
