Wybuch COVID-19 zmusił firmy do wzięcia udziału w największym na świecie eksperymencie dotyczącym pracy zdalnej. Chwila 63% firm w USA zatrudniało pracowników zdalnych przed pandemią większość nie miała formalnej polityki pracy zdalnej, pozostawiając dziesiątki tysięcy firm i miliony pracowników zastanawiających się, co zrobić po nagłym przejściu na nowy styl pracy.
Ponieważ praktycznie wszystkie nieistotne firmy są proszone o zatrzymanie pracowników w domu w skróconym okresie zaledwie kilku tygodni, wiele z nich aktywnie stara się rozwiązać nowe problemy, takie jak:
- Wyposażenie pracowników w niezbędny sprzęt i narzędzia
- Standaryzacja komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej w całej firmie
- Zagwarantowanie ochrony danych poza biurem
- Ustanowienie metody śledzenia czasu dla różnych działów
W tym miejscu wchodzi w grę szczelna polityka pracy zdalnej. Polityka pracy zdalnej i formalne wytyczne odgrywają kluczową rolę w ustanawianiu norm firmowych, eliminowaniu zgadywania i komunikowaniu oczekiwań zarówno dotychczasowym, jak i nowym pracownikom. Bez ustalonej polityki pracy zdalnej pracownicy zastanawiają się, w jakim stopniu firma lub ich bezpośredni przełożony oczekuje, że praca zdalna będzie przypominać życie w biurze. Może to nie tylko prowadzić do nieporozumień między pracownikami a kierownictwem, ale nieuchronnie prowadzi do przekonania niektórych pracowników, że są traktowani inaczej niż ich koledzy, ponieważ menedżerowie wypełniają pustkę w polityce pracy zdalnej własnymi dyrektywami.
Z tego wpisu na blogu dowiesz się:
- Dlaczego polityka pracy zdalnej jest ważna
- Wszystko, co powinieneś uwzględnić w swojej polityce pracy zdalnej
- Jak stworzyć go dla swojej firmy w mniej niż 10 minut
Zacznijmy!
COVID-19 i wzrost popularności pracy zdalnej
Koronawirus COVID-19 zmusza firmy, które stawiały opór przyszłość pracy dostosować się do środowiska pracy zdalnej z niewielką ilością czasu na przygotowanie. Ponieważ kraje na całym świecie zamykają nieistotne firmy, osoby bez polityki pracy zdalnej są narażone na zagrożenia bezpieczeństwa i nieefektywność przepływu pracy.
Czym jest polityka pracy zdalnej?
Polityka pracy zdalnej to zbiór wytycznych i granic, które określają, w jaki sposób i kiedy pracownicy mogą to robić Praca w domu lub w innym odległym miejscu. Te zasady pracy zdalnej komunikują najlepsze praktyki, których należy przestrzegać, które pomagają firmie utrzymać porządek i jasno określić Twoje oczekiwania powrót do pracy opublikuj covid.
Dlaczego polityka pracy zdalnej jest ważna?
Na początek badania pokazują, że polityka pracy z domu może zmniejsz rotację pracowników o 50%! Według Gallupa, średni koszt zastąpienia pracownika waha się od pół do dwukrotności ich rocznego wynagrodzenia. Innymi słowy, posiadanie polityki pracy zdalnej to po prostu dobry interes.
Jak stworzyć zasady pracy zdalnej podczas pandemii COVID-19 w 7 krokach
COVID-19 wywołał wiele obaw i zamieszania wśród pracowników i firm na całym świecie. Dzięki wdrożonym zasadom pracy zdalnej możesz pomóc swoim pracownikom dostosować się do nowego sposobu pracy, ustalając jednocześnie jasne wytyczne dotyczące tego, jak odpowiadać innym i jakie kroki należy podjąć, aby zapewnić bezpieczeństwo danych.
1. Ustal godziny pracy dla pracowników
Polityka pracy zdalnej musi określać oczekiwania dotyczące dostępności i godziny pracy. Bez tego Twoi pracownicy będą mieli nieparzyste godziny pracy, a menedżerowie nie będą mogli kontaktować się z członkami zespołu w kluczowych momentach.
Upewnij się, że Twoja polisa odpowiada na następujące pytania:
- Ile godzin dziennie lub tygodniowo muszą pracować zdalni pracownicy?
- W jakich godzinach oczekuje się, że pracownicy będą online?
- Czy pracownicy muszą przestrzegać określonych stref czasowych w oparciu o priorytety geograficzne?
- Czy istnieje ścisły lub elastyczny harmonogram pracy?
- W jaki sposób i gdzie pracownicy powinni powiadomić współpracowników, jeśli nie są w stanie spełnić typowych wymagań dotyczących dostępności?
Na froncie produktywności zdefiniowanie godzin pracy zwiększy wydajność pracy. Dlaczego? Ponieważ posiadanie zdefiniowanych dni roboczych stworzy poczucie pilności w tygodniach pracy Twojego pracownika.
Co więcej, Twoi pracownicy będą mieli dobrze zorganizowane tygodnie pracy, więc będą zaczynać (i kończyć) swój dzień pracy o stałych porach. A to oznacza zdrową równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, lepsze zdrowie psychiczne, a nawet spójny harmonogram snu (ważny element produktywnego tygodnia pracy pracowników).
2. Utwórz politykę obecności
W przypadku pracowników godzinowych i kontrahentów potrzebujesz również zasad pracy zdalnej, które definiują absencję, a także sposób, w jaki oczekujesz, że pracownicy będą śledzić swoje godziny pracy. W razie potrzeby należy utworzyć osobne zasady obecności dla pracowników zatrudnionych w niepełnym i pełnym wymiarze godzin. Ponieważ wielu pracodawców zezwala na elastyczną organizację pracy ze względu na COVID-19, Twoja polityka dotycząca obecności w pracy zdalnej powinna obejmować następujące elementy:
- Definicja obecności (np. dni lub liczba godzin w tygodniu)
- Metoda śledzenia obecności (np. oprogramowanie do śledzenia czasu)
- Jak ubiegać się o czas wolny na urlop, krótkotrwałą niepełnosprawność itp.
- Procedury dotyczące nieplanowanych urlopów lub nieusprawiedliwionych nieobecności
3. Zabezpiecz swoje dane
Według Shred-it's Raport o stanie przemysłu, 86% menedżerów wyższego szczebla obawia się pracy zdalnej, ponieważ stwarza ona większe ryzyko naruszenia bezpieczeństwa danych. Zabierając pracowników z biur za pomocą bezpiecznych sieci, należy wziąć pod uwagę zagrożenia bezpieczeństwa i ochronę danych.
Skorzystaj z zasad pracy z domu, aby zająć się:
- Protokoły dostępu, zmiany i przesyłania dokumentów
- Jak i kiedy dozwolone jest publiczne połączenie Wi-Fi
- Jak uzyskać dostęp do VPN lub innej formy bezpieczeństwa podczas uzyskiwania dostępu do poufnych danych
- Gdzie pracownikom wolno i nie wolno odbierać poufnych rozmów i spotkań
- Protokół na wypadek naruszenia bezpieczeństwa
- Preferowane oprogramowanie antywirusowe (jeśli nie jest zarządzane centralnie)
4. Określ, w jaki sposób będziesz śledzić produktywność
Śledzenie czasu pomaga komunikować się i dokumentować, czego oczekujesz od pracowników zdalnych. Twoja polityka pracy z domu musi zawierać następujące informacje:
- Pracownicy pracujący w godzinach nadliczbowych: Podaj maksymalną liczbę godzin, jaką dana osoba może przepracować w tygodniu bez uprzedniej zgody. Pomoże Ci to kontrolować nieplanowane koszty.
- Śledzenie wydajności: Określ, w jaki sposób będziesz śledzić wydajność, czy to czas spędzony nad projektem, limit, liczba rozwiązanych spraw czy interakcje z klientami.
5. Stwórz jasne wytyczne dotyczące komunikacji
Kiedy nie możesz osobiście spotkać się z członkami swojego zespołu, niezbędne są zasady firmy dotyczące komunikacji i współpracy. Ponieważ pracownicy nie mogą już rozmawiać ze sobą tak łatwo, jak w biurze, należy ustandaryzować komunikację, aby uniknąć bałaganu.
Tworząc swoją politykę, weź pod uwagę następujące kwestie:
- Jakie rodzaje narzędzi komunikacyjnych najlepiej sprawdzą się w różnych sytuacjach (np. onboarding nowych klientówEtc.)
- Której platformy pracownicy mogą używać do współpracy zespołowej i wirtualnych rozmów o chłodnicy wody
- Zasady dotyczące oczekiwanych czasów odpowiedzi
- Ustal, kiedy, gdzie i jak będą odbywać się spotkania
6. Wypisz wszystkie wymagania sprzętowe
A zdalna siła robocza potrzebuje specjalnego sprzętu do wykonania swojej pracy. Niezależnie od tego, czy jest to niezawodne połączenie Wi-Fi, czy laptop, pracownicy muszą wiedzieć, jaki sprzęt firma jest gotowa zaoferować i co muszą zapewnić swoim domowym biurom, od nauczycieli po praca z agentami call center w domu.
Oto kilka pytań, na które musi odpowiedzieć Twoja polisa:
- Czy oczekuje się od pracowników dostarczenia sprzętu?
- Jakie artykuły dostarczy firma?
- Czy prędkość internetu musi spełniać określone wymagania?
- W jaki sposób pracownicy proszą o zdalne wsparcie?
- Jakie wydatki kwalifikują się do refundacji?
- Jakie oprogramowanie jest wymagane i kto za nie zapłaci?
- Czy zespół IT potrzebuje dostępu do sprzętu, aby zainstalować oprogramowanie antywirusowe?
7. Omów procedurę wypowiedzenia
Sekcja dotycząca rozwiązania umowy o pracę zdalną określa, co się stanie, gdy umowa o pracę zdalną dobiegnie końca. Powinien określać kroki, które należy wykonać podczas odejścia pracownika. Na przykład:
- Usuwanie danych
- Zwrot sprzętu
- Usunięcie dostępu do plików i kanałów komunikacji
- Wywiad z Działem Kadr
Przygotowanie pracowników zdalnych za pomocą odpowiednich narzędzi
Chociaż przejście na model zdalny z dnia na dzień może być trudne, istnieje wiele narzędzi do obsługi zdalnych zespołów, które pomogą uprościć ten proces i ułatwić zarządzanie zespołem oraz wdrażanie zasad dotyczących telekonferencji.
Wideokonferencje
Podczas gdy szybki czat w Microsoft Teams lub Slack jest odpowiedni do niektórych potrzeb komunikacyjnych, rozmowy wideo są kolejną najlepszą rzeczą, gdy nie wszyscy mogą być w tym samym pokoju. Wydarzenia wirtualne, wirtualne spotkania, rozmowy z klientami i zdalne prezentacje to duża część pracy online i komunikacji z zespołami i klientami.
Zainwestuj w niezawodny i bezpieczne narzędzie do wideokonferencji jak Lifesize, aby utrzymywać kontakt twarzą w twarz i sprawić, by praca zdalna była jak najbardziej efektywna.
Komunikacja w miejscu pracy
Największym wyzwaniem dla zdalnych zespołów jest komunikacja. Rozmowy telefoniczne często nie są idealne dla zespołów oddzielonych wieloma strefami czasowymi, a wątki e-mail mogą szybko zakończyć się bałaganem bez jasnego właściciela lub działań.
Dedykowane narzędzia do obsługi wiadomości błyskawicznych jak Slack lub Microsoft Teams, jak zintegrowany czat w oprogramowaniu do wideokonferencji, to świetny sposób na zapewnienie zespołom łączności przy jednoczesnym zapewnieniu bezpieczeństwa danych. Podobnie jak większość narzędzi klasy korporacyjnej, te aplikacje są przeznaczone do ciągłych rozmów między wieloma osobami i pomagają ograniczyć do minimum przeciążenie skrzynki odbiorczej, jednocześnie umożliwiając łatwe sprawdzanie członków zespołu.
Udostępnianie plików
Ważnym narzędziem do zdalnej współpracy jest sposób na bezpieczne udostępnianie i znajdowanie informacji. Popularne narzędzia, takie jak Microsoft OneDrive, SharePoint, Box czy Dysk Google są szeroko stosowane platformy przechowywania danych w chmurze stworzony specjalnie do przechowywania plików w bezpiecznej i scentralizowanej lokalizacji. Pliki są również synchronizowane między urządzeniami, dzięki czemu można uzyskać do nich dostęp z dowolnego miejsca.
zarządzanie projektami
Nie jest łatwym zadaniem pozostawanie na szczycie własnej listy rzeczy do zrobienia, jak również list projektów zespołu. Kiedy przechodzisz na umowę o pracę zdalną, być może będziesz musiał poprzeć swoją decyzję oświadczeniem zwinne narzędzie do zarządzania zaprojektowany, aby pomóc Tobie i Twojemu zespołowi śledzić, kto co robi i status bieżących projektów. To nie tylko pomaga śledzić zadania, ale zapewnia interesariuszom jedno miejsce docelowe do monitorowania postępów różnych inicjatyw.
Narzędzia zwiększające produktywność
Niektórzy uważają, że praca w domu oznacza, że nie trzeba tak uważnie obserwować zegara, podczas gdy w rzeczywistości jest odwrotnie. Nawyk śledzenia czasu jest kluczowy dla zdalnych zespołów. Niezależnie od tego, czy chcesz śledzić rozliczane godziny dla klienta, czy też chcesz przeanalizować, ile czasu zajmuje wykonanie określonych zadań, narzędzie do zarządzania czasem wydajne zespoły zdalne.
Niektóre z najlepszych narzędzi do śledzenia czasu dla pełnoetatowych pracowników zdalnych to:
- Lista rzeczy do zrobienia
- Time Doctor
- Toggl
Przykładowy szablon zasad pracy zdalnej
Twoja polityka pracy zdalnej musi określać wszystko, czego oczekujesz od swojego zespołu. Powinien zawierać szczegółowe informacje na temat oczekiwań dotyczących godzin pracy, bezpieczeństwa cybernetycznego i komunikacji. Oto szablon zasad pracy zdalnej, który możesz dostosować do potrzeb swojej firmy i wysłać swoim pracownikom.
Zasady pracy zdalnej:
[Wprowadź nazwę firmy]
[Wpisz adres firmy]
1. Oświadczenie o celu
Cel polityki pracy zdalnej
2. Zakres
Podaj kogo i co obejmuje polisa
3. Zasady i oczekiwania
Wypisz obowiązki, obowiązki i obowiązki
4. Przestrzeń robocza i sprzęt
Uwzględnij sprzęt dostarczony przez pracodawcę, sprzęt dostarczony przez pracownika i oczekiwania w miejscu pracy
5. Komunikacja
Zarys metod i oczekiwanej dostępności dla komunikacji online i offline
6. Bezpieczeństwo
Wymień protokoły bezpieczeństwa i wymagania
7. Poufność
Wypisz wytyczne dotyczące poufności dla wszystkich pracowników
8. Absencja
Lista zatwierdzonych nieobecności, wymagana dokumentacja, sposób wnioskowania o urlop i procedury dyscyplinarne
9. Zakończenie
Opisz procedurę tego, co musi się wydarzyć podczas odejścia pracownika
Podpisane przez: [Wprowadź imię i nazwisko pracownika, podpis i datę podpisania]
Mierzenie skuteczności Twojej polityki pracy zdalnej
Twoja polityka pracy zdalnej jest tak dobra, jak wartość biznesowa, którą odblokowuje. Kiedy nie możesz łatwo zobaczyć, co zajmuje czas Twoich pracowników, niezwykle ważne jest zapewnienie formalnych wskazówek i zasad pracy zdalnej, które usuwają niejasności i zapewniają wykonanie wymaganej pracy. Jeśli stwierdzisz, że w Twoich zespołach występują luki w produktywności lub zamieszanie, regularnie przeglądaj zasady, aby upewnić się, że wszystkie oczekiwania są jasno określone i zgodne z Twoimi wartościami i kulturą. W końcu najlepsza polityka pracy zdalnej to taka, która działa zarówno dla firmy, jak i dla Twoich pracowników.
