Aumente a produtividade com esta pilha de tecnologia para equipes distribuídas

 Esta postagem de blog convidado faz parte de uma série sobre trabalho distribuído para empresas corporativas. Clique aqui para ler o primeiro blog da série. 

A era do trabalho distribuído está chegando. Administrar uma força de trabalho produtiva não significa mais manter todos juntos no mesmo local físico. Freelancers, contratados e trabalhadores remotos estão unindo forças com a ajuda de ferramentas colaborativas dinâmicas. Fornecidas pela nuvem, essas soluções facilitam para equipes remotas compartilhar ideias, conteúdo e conversas em tempo real. 

Estudos de Stanford mostram que os trabalhadores virtuais superam seus colegas em 13% e experimentam 50% menos rotatividade, levando mais empresas a expandir fora do escritório ao projetar equipes modernas. Então, como você inicia sua estratégia de equipe distribuída? Comece desbloqueando a pilha de tecnologia certa para facilitar a comunicação e a colaboração da equipe e prepare sua equipe para o sucesso. 

 

Senhora em uma teleconferência com seu gato laranja olhando

Criando um kit de ferramentas de colaboração para equipes distribuídas

Seu kit de ferramentas de colaboração é uma seleção baseada em nuvem de ferramentas de software projetadas para capacitar, motivar e apoiar os trabalhadores do conhecimento, independentemente da localização. Embora cada negócio seja diferente, cada kit de ferramentas precisa dos mesmos pilares:

  1. Simplicidade: para incentivar a adoção fácil.
  2. Flexibilidade: para integrar com soluções que os membros da equipe já usam.
  3. Escalabilidade: para apoiar equipes em rápida mudança e cada vez mais globalizadas.

Aqui estão 10 ferramentas e integrações a serem adicionadas ao seu kit de ferramentas de equipe distribuído em 2020.

1. Planejamento do projeto

Quando você não se senta ao lado dos membros da equipe o dia todo, o planejamento se torna uma tarefa ainda mais crucial do que o normal. Perfonia ajuda os funcionários a trabalharem juntos ao criar planos. Em um ambiente em que os funcionários não podem entrar no escritório do gerente para verificar se um trabalho foi aprovado, o Perfony mantém tudo funcionando sem problemas.

Depois que seus planos são criados, você pode ver a rapidez com que está alcançando seus objetivos identificando etapas como “aprovado”, “concluído” ou “verificado” em um roteiro de projeto. Quando os membros da equipe podem sugerir tarefas imediatamente e definir o status dessas tarefas em seus aplicativos de colaboração existentes, como o Microsoft Teams, a execução é acelerada. Há menos obstáculos na jornada desde o início de um projeto até sua conclusão, mesmo quando os membros da equipe aguardam a aprovação de gerentes em fusos horários diferentes.

 

Captura de tela do aplicativo Perfony

2. Gerenciamento de Projetos

Uma das partes mais difíceis de gerenciar uma equipe distribuída é garantir que o conhecimento e os projetos estejam acessíveis no mesmo ambiente integrado. Projetado por Planview, Projectplace para equipes permite que os usuários planejem projetos essenciais, colaborem no trabalho e acompanhem o progresso de planos críticos.

Imagine que você precisa criar um site para um cliente. O Projectplace ajudará você a acompanhar todas as etapas do design do site, desde o wireframe até a entrega. Como todos em sua força de trabalho podem ver quem está trabalhando em quê, há menos risco de sobreposição de tarefas ou perda de controle do que precisa ser feito.

Com a extensão do Microsoft Teams, você pode acessar facilmente todos os seus projetos e espaços de trabalho existentes no ambiente do Teams. As pessoas também podem responder a cartões de projeto ou tarefa atribuídos a elas no Teams.

 

Captura de tela do aplicativo Projectplace

3. Interpretação de linguagem em tempo real

Um dos benefícios de ter uma força de trabalho distribuída e digital é que ela permite que os gerentes contratem especialistas de todo o mundo. Você não está mais limitado a trabalhar com talentos em sua área geográfica imediata. Em vez disso, você pode entrar em contato com indivíduos qualificados de todo o mundo e tornar sua equipe mais produtiva e personalizada. No entanto, só porque a tecnologia em nuvem possibilita que as pessoas trabalhem juntas na web, isso não significa que ainda não existam barreiras. A língua é muitas vezes uma dessas barreiras.

KUDO permite que os membros da equipe se comuniquem em vários idiomas por meio de tradução ao vivo e simultânea, até mesmo interpretação de linguagem de sinais em tempo real. Isso elimina instantaneamente os obstáculos entre colegas que colaboram em diferentes partes do globo. As empresas podem acessar o KUDO para participar de reuniões multilíngues online, visualizar documentos colaborativos e fazer perguntas, tudo em uma interface compartilhada. 

 

Captura de tela do aplicativo Kudos com 4 pessoas em uma teleconferência

4. Gerenciamento de tarefas

Gerenciar uma equipe distribuída bem-sucedida significa encontrar uma maneira de manter os funcionários na página certa e no caminho certo com seu trabalho - sem poder fazer check-in com eles tão livremente quanto ir até sua mesa. Uma ferramenta de gerenciamento de tarefas no estilo Kanban, como Workstreams.ai permite que as equipes colaborem de forma mais eficaz com um ambiente de fluxo de trabalho abrangente.

No Workstreams.ai, os funcionários podem criar tarefas de maneira rápida e fácil, adicionar rótulos a projetos e atribuir responsabilidades aos colegas de equipe. Essa solução oferece às empresas uma maneira de reunir pessoas de vários departamentos e locais em um local virtual onde podem alinhar suas prioridades. Completo com um quadro Kanban flexível que se integra ao Microsoft Teams, o Workstreams.ai pode ser personalizado para atender às suas necessidades. Além disso, você também recebe um bot inteligente que fornece lembretes, notificações e atualizações sobre o andamento das tarefas.

 

Captura de tela do aplicativo Workstreams

5. Interoperabilidade de mensagens

Às vezes, funcionários de diferentes organizações preferem usar ferramentas diferentes para comunicação e colaboração. Seu novo contratado de marketing pode ser fã do Slack, enquanto seu gerente de marketing existente prefere o Microsoft Teams.

Com a Mio, trabalhar com novos contratados ou parceiros não significa forçá-los a se adaptarem à sua tecnologia preferida ou recorrer a tecnologias ultrapassadas como e-mail. Em vez disso, o Mio garante que sua experiência de mensagens seja perfeita - cada parte pode trabalhar em suas ferramentas de bate-papo favoritas, enviando mensagens entre plataformas e a empresa. Em última análise, o Mio permite que equipes distribuídas conversem externamente em sistemas como Microsoft Teams e Slack, para que você não precise pedir a clientes, fornecedores e freelancers que participem de sua rede para iniciar um projeto. 


6. Apresentações animadas de IA

Garantir que sua equipe distribuída tenha acesso às informações corretas é apenas uma peça do quebra-cabeça. Os líderes empresariais também precisam ter certeza de que estão tornando essas informações tão atraentes e fáceis de absorver quanto possível.

Rabisco é uma plataforma artificialmente inteligente que transforma texto em apresentações animadas, o que significa que os gerentes podem criar de forma rápida e fácil vídeos contextualizados que contam uma história clara. Em um ambiente onde trabalhadores, freelancers e outros membros da equipe podem aprender e responder aos dados de maneiras diferentes, isso pode ajudar a acelerar o entendimento.

Quando você pode apresentar uma ideia visualmente e de forma audível, é mais provável que ela ressoe com uma seção transversal mais ampla de pessoas. Empresas remotas podem usar essa ferramenta para tudo, desde compartilhar briefings cruciais para novas tarefas até explicar a missão e os valores de seus negócios para novos contratados.

 

Captura de tela do aplicativo Squigl

7. Gerenciamento de incidentes

Um dos desafios mais formidáveis ​​de gerenciar uma equipe distribuída é tentar ficar de olho em incidentes, eventos críticos e solicitações de suporte.

Zenduty é uma plataforma de ponta a ponta para gerenciamento de incidentes que pode ajudar a manter todas as suas informações de tíquetes e alertas no mesmo lugar. Projetado para funcionar no Microsoft Teams, o Zenduty se integra a mais de 100 ferramentas populares de emissão de bilhetes. Isso permite que especialistas em operações de TI, engenheiros de DevOps, engenheiros de confiabilidade do site e equipes de suporte trabalhem juntos na solução de problemas. Com o Zenduty, as empresas podem institucionalizar as melhores práticas de gerenciamento de incidentes e garantir um serviço ininterrupto para os clientes.

Mesmo que sua empresa seja composta por várias equipes distribuídas de suporte e engenharia, elas ainda podem oferecer excelentes experiências ao cliente com eficiência. 

 

Aplicação do Zenduty

8. Integração SMS bidirecional

Em uma força de trabalho distribuída, funcionários e contratados nem sempre terão uma conexão com a Internet. As pessoas que trabalham em um ambiente disperso nem sempre podem fazer login na nuvem.

Com a Abacate para comunicação por SMS no Microsoft Teams, você pode enviar mensagens de texto SMS às pessoas que deseja conectar diretamente do Teams, para que seja fácil continuar acompanhando as conversas do mesmo ambiente único. exibirá as conversas bidirecionais no Teams, como se você estivesse tendo uma conversa privada no aplicativo. Assim, as conversas continuam avançando sem problemas, mesmo quando a conectividade total não está disponível. Existe até uma opção de transmissão de um para muitos. 

 

Captura de tela do aplicativo Avocato

9. Videoconferência

Para garantir que todos em sua força de trabalho distribuída desfrutem da mesma experiência de videoconferência em um ambiente combinado, Tamanho natural adiciona a melhor qualidade de áudio e vídeo da categoria e recursos avançados de comunicação e colaboração aos fluxos de trabalho existentes do Microsoft Teams e do Microsoft Outlook. Não há mais a necessidade de manter as ferramentas persistentes de bate-papo, e-mail e calendário separadas dos serviços de videoconferência.

Com o Integração Lifesize para Microsoft, você pode agendar e participar de uma videochamada Lifesize diretamente do ambiente do Microsoft Office 365. Os funcionários não se beneficiam apenas de um fluxo de trabalho simplificado; eles também obtêm uma experiência cara a cara consistente e de alta qualidade para todas as suas videoconferências. Eles podem até ter acesso ao compartilhamento de conteúdo em 4K, convites ilimitados para convidados, videochamadas de 300 vias e criptografia de reuniões por padrão, recursos que você não encontrará em aplicativos de conferência populares como Google Hangouts e Zoom. A integração Lifesize para Microsoft oferece uma solução de comunicação verdadeiramente superior que apresenta o melhor dos dois mundos.

Computador e telefone com o aplicativo Lifesize

10. Gestão de pessoas

bob RH é uma plataforma líder para gerenciamento de pessoas projetada para melhorar a experiência de trabalho de todos os funcionários, não apenas aqueles em seu escritório físico. Desde a integração de novos talentos em sua força de trabalho até lidar com o envolvimento de contratados, bob pode ajudar sua equipe a permanecer alinhada.

Seu bot de inteligência artificial fornece análises detalhadas sobre como melhorar o ROI do capital humano, além de dicas para melhorar a comunicação no escritório. No Microsoft Teams, bob pode destacar resumos diários e mensagens para usuários individuais enquanto envia atualizações em eventos em tempo real. Além disso, bob pode responder às perguntas dos membros da equipe acessando informações da base de conhecimento da sua empresa.

 

Captura de tela do aplicativo bob HR

Deixe que as ferramentas de colaboração ajudem, não atrapalhem, sua força de trabalho distribuída

A força de trabalho moderna não precisa mais existir em um único escritório. Com funcionários remotos, contratados e freelancers espalhados pelo mundo, as empresas precisam de maneiras confiáveis ​​de manter todos conectados e produtivos.

Com ferramentas como Lifesize para videoconferências independentes de plataforma e Mio para mensagens multiplataforma, nunca foi tão fácil criar o kit de ferramentas de equipe distribuído perfeito.