Med 2020 inofficiellt kallat "jobba hemifrån" på grund av coronavirusutbrottet, tänkte vi att det skulle vara till hjälp att dela med oss av några användbara virtuellt möte tips. Vid det här laget har du förmodligen varit på minst ett videokonferenssamtal för att få kontakt med dina medarbetare, partners eller kunder. Men nu är det dags att lära sig konsten, etiketten och det mästerliga hantverket att göra dessa videosamtal framgångsrika för alla inblandade.
Vad är ett videokonferenssamtal?
Ett videokonferenssamtal är ett onlinemöte som kombinerar livevideoflöden från ett videokonferenssystem med en skärmdelningslösning för att möjliggöra gruppsamarbete. Videokonferenssamtal gör det möjligt för deltagare i fjärrmöten att föra mer meningsfulla samtal ansikte mot ansikte utan att behöva förlita sig på resor för produktiva personliga möten.
Etikett för videokonferenser: De 10 bör och inte göra
1. Var förberedd och i tid för mötet
Det finns inget värre än att delta i ett videomöte utan några ledtrådar i sammanhanget och låta presentatören gå med i mötet sent eftersom de inte var redo. Göra en mötesagenda i förväg, skicka ut det till dina deltagare och håll dig till det under hela samtalet. Det hjälper inte bara med produktivitet och effektivitet, det kommer också att sätta tonen för mötet och ge andra tid att förbereda sina frågor och bidrag.
2. Håll det kortfattat
Tillåt mig att referera Occams rakkniv för att illustrera denna regel: "Den enklaste förklaringen är vanligtvis den korrekta." Det betyder att dina videosamtal är korta och koncisa. Alla har scheman som är fullproppade nuförtiden, och oseriösa samtal är inte bara improduktiva och tidskrävande utan kan också vara extremt frustrerande.
3. Använd bilder för att öka deltagarnas intresse
Visuella bilder är ett bra sätt att hålla ett möte intressant och fräscht. Med Livsstorlek Share, du kan trådlöst dela applikationer, PowerPoint™-presentationer, videor, diagram, grafer och allt annat för samarbete i realtid.
4. Spela in videokonferensen för frånvarande kollegor
Tyvärr kan snabba projekt och sista minuten deadlines dyka upp oväntat under hela arbetsdagen. Så det är viktigt att spela in ditt videosamtal så att sena eller frånvarande kollegor kan ställa in senare när det passar dem för att komma ikapp med informationen.
5. Stäng av dig själv när du inte pratar
Även om du tror att du är extremt tyst medan någon annan talar, kommer de flesta mikrofoner att fånga upp svaga ljud som att skriva, hosta, tugga eller knacka på din penna. När du väl får flera personer att ringa med mikrofoner som inte är avstängda kan bakgrundsljudet vara extremt distraherande. Stäng alltid av din mikrofon när du inte pratar som en vanlig artighet till andra.
6. Minimera distraktioner
Detta kan tyckas självklart, men det är viktigt att se till att alla är fokuserade på mötet och inte på andra distraherande uppgifter. Ställ din smartphone på tystnad eller utom synhåll under mötet. Om du delar din skärm med de andra deltagarna, försök att inaktivera popup-aviseringar och stänga andra program som chatt, kalenderaviseringar och e-post. Företag som använder videokonferenser rapportera färre fall av multitasking vid möten, vilket resulterar i kortare mötestider.
7. Glöm inte att vara dig själv
Vi har kommit långt förbi att videokonferenser enbart används för kvartalsvis styrelsemöten med ditt ledningsteam — det har förvandlats till ett dagligt sätt att kommunicera ansikte mot ansikte. Precis som att sms:a, prata i telefon eller gå fram till din kollegas skrivbord och chatta personligen handlar videokonferensupplevelsen om vad som diskuteras. Så oroa dig inte när det kommer till kameran – var bara dig själv!
8. Håll möten i rätt storlek
Ju fler personer det är i samtal, desto mer förvirrande och distraherande kan saker och ting vara. Färre personer innebär högre samverkan och ökat deltagande. Självklart, om du har ett företagsomfattande möte, bjud in alla att gå med i livestreamen och spela in det för de som inte kan delta i live-eventet.
9. Dubbelkolla dina inställningar
Medan videosamtal bara tar ett klick på en knapp nu, skadar det aldrig att dubbelkolla dina inställningar och se till att ditt ljud och kamera är korrekt konfigurerade. På så sätt, om du har en extern bildskärm med en inbyggd kamera, kan du justera därefter.
10. Använd vanlig artighet
Eftersom videosamarbete är precis som en personlig interaktion är det viktigt att använda samma artighet som du skulle använda om du var i samma rum. Detta inkluderar att vara uppmärksam på talaren, minimera multitasking och avstå från att avbryta. Även om detta kan tyckas självklart, kan bra uppförande ta dig långt när du bygger affärsrelationer.
Sex saker att tänka på när du väljer en app för videokonferenssamtal
1. Ring tillförlitlighet
Se till att din leverantör av videokonferenstjänster är byggd på ett pålitligt och motståndskraftigt nätverk som har den globala tillgängligheten för att möta ditt företags unika behov.
2. Videokvalitet
Nöj dig inte med något mindre än fantastiskt för din verksamhetskritiska kommunikation. Perfekt avstämt ljud och 4K-video får dig att känna att du är i samma rum, även om du ansluter på tusentals miles away.
3. Enkel användning
Välj en lösning som integreras med din företagskatalog för ett enkelt sätt att få kontakt med kollegor, men se också till att lösningen stöder gästsamtal för möten med kunder och partners utanför din organisation också.
4. Trådlös skärmdelning
Förvandla omedelbart ditt videosamtal till en samarbetssession genom att dela din skärm eller presentation. På så sätt kan du samarbeta kring ett dokument förutom att kommunicera ansikte mot ansikte.
5. Kundtjänst
Vem ringer du om något går sönder? En lösning i affärsklass måste backas upp av support inom meningsfulla svarstider. Välj en lösning som kommer att stödja dig under hela tjänstens livstid.
6. Ta med din egen enhet (BYOD)
Stöd för PC eller Mac, surfplatta och smartphone (Android eller iOS) och webbläsarbaserade samtal är viktigt. BYOD är här för att stanna – för bästa användning, hitta en lösning som integreras med alla enheter som ditt team älskar att använda.
Varför använda Lifesize för ditt videokonferenssamtal?
Utnyttja hårdvara och mjukvara tillsammans
Genom att integrera våra mötesrumssystem och molntjänst gör vi det möjligt för varje person, varje enhet och varje konferensrum med fantastiska videokonferenser.
Använd ett globalt nätverk
Med datacenter i alla större geografier hjälper vår globala närvaro dig att koppla ihop dina globala team med ett servicenivåavtal på 99.9 % drifttid och branschledande kundnöjdhet.
Sömlös integration med alla appar
Lifesize passar in i arbetsflödet för dina befintliga verktyg för att ge dig den bästa videoanvändarupplevelsen i apparna och mötesrummen du använder varje dag med CX-analys som håller dina kunder i centrum för din verksamhet. Tredjeparts konferensrumssystem som Polycom och Cisco och schemaläggnings- och samarbetsverktyg som Microsoft® Teams, Microsoft® Skype för företag, Microsoft® utsikterna® och Google Kalender™ är sömlöst integrerade med Lifesize.
Anslut och kommunicera säkert med teammedlemmar
Lifesize använder de bästa datacenter med oberoende tredjepartssäkerhets- och integritetscertifieringar för att säkerställa en så säker och pålitlig grund som möjligt för våra kunder.
Är du redo att komma igång med Lifesize?
På Lifesize är allt vi gör designat, byggt och stöds för att göra användarupplevelsen utmärkt och enkel från dag ett. Efter mer än femton år av utveckling konferensrumssystem, trådlösa mötesrumspresentationsenheter, appar för videokonferenser och globalt molnnätverk som binder ihop allt, vi nöjer oss inte med något mindre än fantastiskt. Lifesize ger en oöverträffad enhetlig mötesupplevelse som du kan lita på att den fungerar första gången, varje gång.
Som svar på covid-19-pandemin erbjuder Lifesize gratis, obegränsad videokonferenstjänst för alla globala företag i sex månader. Vårt mål är att stödja företag så gott vi kan under denna svåra tid och hålla världen igång.
Vanliga frågor om videokonferenssamtal
Hur ringer jag ett videokonferenssamtal?
Det finns flera sätt att ringa ett videokonferenssamtal med Lifesize-appen. Med en katalogbaserad videosamtalstjänst är det lika enkelt att ringa som att klicka på ett namn. Den här videon visar hur enkelt det är att komma i kontakt med dina kontakter på Lifesize.
Hur gör jag ett gruppvideosamtal?
Det är enkelt att ringa ett gruppvideosamtal. Du kan schemalägga engångsmöten eller återkommande möten med Lifesize och din favoritkalendertjänst. Välj bara ett mötesrum att träffas i och skicka samtalsinformationen till dina mötesinbjudna. De kan gå med från Lifesize-appen, sin webbläsare med Lifesize-webbappen eller till och med bara via telefon. Och alla alternativ finns med i brödtexten på din mötesinbjudan.
Hur delar jag min skärm i ett videokonferenssamtal?
Om du går med i ett videokonferenssamtal från Lifesize-appen på din bärbara dator eller via den webbläsarbaserade webbappen, klicka bara på den aktuella ikonen för att dela din skärm. Om du är i ett mötesrum, vår trådlösa enhet för delning av mötesrum, Lifesize Share™, gör det enkelt att dela din skärm, spela upp videor eller till och med styra presentationer direkt från din telefon utan att behöva lita på donglar eller specialkontakter.
Hur går jag med i ett videokonferenssamtal från min mobiltelefon?
Lifesize-mobilappen erbjuder fjärranvändare fler funktioner för möten på språng. Lär dig mer om funktioner som nypa för att zooma och endast lyssningsläge i den här snabböversiktsvideon.
