Hur man ökar teamproduktiviteten för distribuerade team

Statistik visar att företag med fördelad arbetskraft är mer produktiva än företag som bara anställer traditionella arbetstagare på plats. Faktiskt, 91% av avlägsna arbetare hävdar att de känner sig mer produktiva när de arbetar hemifrån eller på andra platser utanför kontoret. Företag med distribuerade team bör dock inte ta produktiviteten för given. Distraktioner i hemmet, kommunikationsproblem, dålig tidshantering och ansvarsfrågor bland andra utmaningar kan alla påverka hur mycket varje anställd åstadkommer under en arbetsdag. En mycket produktiv distribuerad arbetsstyrka sker inte bara av sig själv. Det kräver användning av rätt verktyg och smarta strategier för att säkerställa att alla bidrar och arbetar aktivt tillsammans som ett team.

I allmänhet är distansarbetare ett produktivt gäng

• Distansanställda slutföra nästan en extra dags arbete varje vecka jämfört med sina traditionella kollegor på kontoret
• Företag som tillät distansarbete från anställda såg en produktivitetsökning på 82 %
• 73% av människor som arbetar på distans sa att de ansträngde sig mer än vad som krävdes på deras jobb
• 76 % av proffsen sa att deras produktivitet förbättras när de inte arbetar på ett kontor på grund av färre distraktioner och avbrott från kollegor
• 53 % av distanspendlarna arbetar mer än 40 timmar under en arbetsvecka, jämfört med bara 28 % av dem som arbetar på ett kontor
• Fjärranställda ta färre sjukdagar och pauser jämfört med anställda på plats

6 sätt att öka teamets produktivitet

Ge de anställda äganderätten till sitt arbete

De bästa cheferna känner till ägarkraften. Genom att ge teammedlemmarna ägarskap över sitt arbete känner de anställda sig mindre begränsade, kan fatta beslut snabbare och vara stolta över sitt arbete. Denna ansvarsskyldighet inducerar en känsla av ansvar för att slutföra uppgifter i tid med större uppmärksamhet på detaljer. Naturligtvis behöver du fortfarande vägleda teammedlemmar i rätt riktning och kliva in om projekt är på väg ur kurs. Susan M. Heathfield, delägare i tekniksmed, säger att din organisation har "ansvaret att skapa en arbetsmiljö som hjälper till att främja de anställdas förmåga och vilja att agera på ett bemyndigat sätt." [1]

Kommunicera ständigt

Kommunikation är en av nyckelfaktorerna som bidrar till ett distribuerat teams produktivitet och övergripande framgång. Att ha en effektiv kommunikationsstrategi på plats spelar en viktig roll för att hjälpa teammedlemmar att förstå sina arbetsuppgifter, samarbeta med kollegor, ge projektuppdateringar, problemlösning och hålla sig på uppgiften. Håll regelbundna teammöten som främjar en miljö av öppen kommunikation. Alla gruppmedlemmar ska känna sig bekväma med att dela med sig av sina idéer och ge feedback eller till och med konstruktiv kritik av specifika frågor.

Använd de bästa samarbetsverktygen

Många organisationer förlitar sig fortfarande på gammal teknik, såsom e-post, som sitt primära sätt att dela information och kommunicera. Enligt a studera by Inc. tidningen, arbetare i små och medelstora företag spenderar hälften av sin tid på e-post och 14 procent av dagen går åt till att duplicera information via e-post (dvs. vidarebefordra e-postmeddelanden eller bekräfta att en fil tagits emot). För att öka medarbetarnas produktivitet och undvika fallgroparna med e-post, utrusta dina team med de bästa samarbetsverktygen. Chattappar som Slak och Microsoft-lag gör textbaserade konversationer mycket mer smidiga och lättsmälta i fjärrgruppsinställningar. Videokonferensteknik ger organisationer möjlighet att kommunicera ansikte mot ansikte och trådlöst skärmdelning och presentation under möten för att hjälpa till att överbrygga kommunikationsgapet mellan avlägsna team. I en färsk undersökning, 94% av företagen säg att videokonferenser ökar produktiviteten.

Sätt tydliga mål och deadlines

Målen måste vara tydliga och väldefinierade, särskilt för distribuerade team eftersom teammedlemmar kan spendera mycket av sin tid på att arbeta på egen hand. Detta inkluderar att ge exakta instruktioner och förfallodatum för varje uppgift i skriftlig form så att teammedlemmarna kan hänvisa tillbaka till instruktionerna vid behov. Projektledningsprogram som Asana och Basecamp hjälpa till att organisera alla dina projekt och relaterade uppgifter och dokument på ett ställe för att hålla projekt på rätt spår. Dessa verktyg ger en visuell projekttavla som låter dig snabbt se vad alla arbetar med, förfallodatum för varje uppgift inom ett projekt och nästa steg i projektet. Genom att klicka på en specifik uppgift kan du se ytterligare information inklusive specifika instruktioner och relaterade filer för den uppgiften.

—Amit Kvint, kompatibilitetsteamledare på OnTheGoSystems [2]

Ge feedback

Förutom att övervaka projekt och hålla dem på rätt spår är det också viktigt att ha en formell feedbackprocess på plats. Detta kan uppnås genom regelbundna en-till-en-möten där du granskar aktuella och nyligen avslutade projekt med medlemmar i ditt team. Konstruktiv feedback hjälper anställda att lära av sina misstag, fånga förbiser, reflektera över processer och vara stolta över väl utfört arbete. Det finns inget hopp om att öka en anställds effektivitet och produktivitet om du inte visar dem möjligheter till förbättringar. Uppmuntra en öppen tvåvägsdialog i feedbackprocessen där anställda också kan ge förslag eller ställa frågor. En gruppmedlem kan behöva mer vägledning om vissa uppgifter eller föredrar lite kreativ frihet i ett projekt. Genom att ge anställda ständigt stöd, feedback och uppmuntran säkerställer du att projekt slutförs på ett så effektivt sätt som möjligt.

Fira vinsterna

Anställda vill vara en del av ett team där deras insatser värderas och uppmärksammas. Genom att visa uppskattning och ge kredit där det är lämpligt, känner medarbetarna sig säkrare i sitt arbete och är villiga att ge 100 % i nästa projekt. Att visa uppskattning behöver inte vara dyra belöningar eller utarbetade gåvor. Att bara säga några uppmuntrande ord som "fortsätt så" eller "jobb bra gjort" kan ha en kraftfull effekt på att stärka en anställds självförtroende och motivera dem att arbeta hårdare. Självklart, om budgeten tillåter, fira de stora vinsterna och prestationerna med faktiska gåvor, lagfester eller en ledig dag. Att belöna enastående arbete, som att ge feedback, är ett stort incitament för ökad produktivitet.