Vanliga distribuerade teamutmaningar (och hur man löser dem)

När du hanterar ett distribuerat team där några eller alla medlemmar i ditt team arbetar på olika fysiska platser är det lätt att saker går obemärkt förbi. Oavsett om det handlar om låg medarbetarmoral, ineffektivitet i processer, missade möjligheter i projekt eller bristande teamsamarbete, kan dessa obemärkta problem förvandlas till stora stötestenar för ditt team med tiden. Även med alla framsteg inom teknik relaterade till kommunikation, samarbete och produktivitet för distribuerad verksamhet, är det fortfarande utmanande att effektivt hantera och driva en distribuerad arbetsstyrka. Vi har beskrivit några av de vanliga utmaningarna för distribuerade team och gett tips som hjälper dig att övervinna varje hinder.

7 Vanliga distribuerade teamutmaningar och lösningar

1. Brist på personlig interaktion

 Enligt en färsk undersökning av distansarbete, den största utmaningen för distansarbetare är kommunikation. Utan att nonchalant kunna stanna till vid en kollegas skrivbord eller prata med "vattenkylare" i pausrummet, tycker många helt avlägsna anställda att bristen på mänsklig interaktion är ensam. Det blir också allt mer utmanande att bygga autentiska relationer och effektivt kommunicera när man har ett distribuerat team. Vanligt använda textbaserade kommunikationsverktyg som e-post- och chattappar gör det svårt att bedöma medarbetares känslor, uppfatta icke-verbala signaler eller läsa kroppsspråk. 

Lösning: Främja en video-först-kultur

Videokonferenser hjälper till att stärka distribuerade team genom att tillåta kollegor att kommunicera ansikte mot ansikte, på samma sätt som personliga interaktioner. Till skillnad från chattbaserad kommunikation eller endast ljudsamtal gör videokonferenser det enkelt att läsa ansiktsuttryck, kroppsspråk och andra icke-verbala signaler som är avgörande för effektiv kommunikation. Faktiskt, studier visa 93% av kommunikationen är icke-verbal. Foster a video-first kultur som prioriterar att använda videokonferensverktyg som din huvudsakliga kommunikationskälla för att öka ditt distribuerade teams engagemang och ansluta på en djupare nivå.

2. Brist på förtroende

Hur vet du om dina externa teammedlemmar faktiskt arbetar om du inte kan se dem? Karaktären av geografiskt fördelade team, med anställda som arbetar vid olika tidpunkter och platser, gör det svårt för vissa chefer att lita på avlägsna medlemmar i sitt team. Även om studier visar att distansarbetare i allmänhet är mer produktiva än sina kontorsbaserade kollegor, kämpar vissa chefer fortfarande med tanken att fjärranställda teammedlemmar faktiskt får jobbet gjort när de lämnas åt sina egna enheter.

Lösning: Skapa tydliga riktlinjer och mätbara mål

Som chef är det viktigt att ha tydligt definierade riktlinjer skriftligen för hur alla medlemmar i ditt team ska arbeta. Dessa riktlinjer kan inkludera vilka möten alla teammedlemmar bör delta i, erforderliga svarstider på frågor, timmar under dagen som alla teammedlemmar ska vara online, arbetskvalitet och andra specifika förväntningar. Dessutom kommer att skapa mätbara uppgifter med förfallodatum för varje medlem i ditt team säkerställa att alla bidrar till teamets övergripande mål. Det finns ett antal onlineprojektledningsarbetsflöden som stödjer denna process och gör det enkelt att effektivt hantera din fördelat teams produktivitet.

3. Distraherande miljöer för distansarbetare

Många anställda tycker om att arbeta hemifrån, ett kafé eller till och med stranden, men vissa kämpar med dessa distraherande miljöer. Oavsett om det är hushållsarbete, barn, husdjur eller en lockande tupplur, finns det massor av distraktioner som tävlar om din uppmärksamhet i avlägsna arbetsmiljöer. Varje distraktion kan få en distansarbetare att skjuta upp och minska sin arbetsrelaterade produktion.

Lösning: Säkerställ ansvar

En av fördelarna med att ha anställda som arbetar hemifrån eller på andra platser utanför kontoret är att de kommer till jobbet när de är som mest produktiva. För vissa anställda kan detta innebära att de arbetar efter eller före normal arbetstid på dagtid. Det kan dock finnas tillfällen när en deadline närmar sig och en distansanställd inte verkar fokuserad på att slutföra projektet i tid. För att på bästa sätt hantera detta problem, se till att varje medlem i ditt team är ansvarig för sitt arbete och att de tydligt vet när deras individuella uppgifter ska utföras. Utan att inkräkta på integriteten är det också bra att ha regelbundna en-till-en-incheckningar med fjärranställda för att mäta framsteg. Det är orealistiskt att förvänta sig att alla i ditt team ska arbeta i samma takt, men du bör ha en allmän uppfattning om hur lång tid varje uppgift bör ta och sätta upp mål och förfallodatum därefter. Så även om en avlägsen teammedlem blir distraherad under dagen med en icke-arbetsrelaterad aktivitet, kommer de fortfarande att vara ansvariga för att slutföra sina uppgifter i tid som resten av ditt team.

4. Brist på företagskultur

Eftersom vissa anställda kan arbeta tillsammans i en traditionell kontorsmiljö medan andra arbetar på distans från hemmet, arbetsplatser eller mindre satellitkontor, är att bygga och upprätthålla en enhetlig företagskultur över geografiskt fördelade team en av de största utmaningarna för företag med en global arbetsstyrka. Med bristen på personlig interaktion känner distansanställda sig ofta utanför och utestängda från företagskulturen.

Lösning: Skapa möjligheter för teambuilding och bindning

För geografiskt fördelade team måste ditt företags kultur gå utöver traditionella fester på kontoret, spel och glada timmar. Hitta istället sätt för ditt team att ansluta ansikte mot ansikte med hjälp av videokonferenser. Du kan vara värd för teamsammanslutningsvideosamtal där kollegor kan chatta och interagera vardagligt med varandra, spela spel eller ha roliga utmaningar. Det finns också ett antal virtuella isbrytaraktiviteter du kan göra med ditt distribuerade team genom att använda videokonferenser. Dessutom är det en bra idé att samarbeta med nya medarbetare med andra kollegor. Detta kompissystem kan fungera som en möjlighet till mentorskap och hjälpa till att skapa djupare relationer och uppmuntra bättre ge-och-ta bland alla teammedlemmar. 

5. Produktivitetsfrågor

En av de stora utmaningarna med att leda ett distribuerat team är att se till att alla anställda slutför sitt arbete i tid, effektivt och upp till företagets standarder. Utan den dagliga tillsynen i en distribuerad arbetsmiljö kan det hända att vissa teammedlemmar på distans inte använder sin tid på ett klokt sätt. Dessutom kan dålig kommunikation, brist på mätbara mål och ansvarsproblem påverka ditt teams produktivitet.

Lösning: Utveckla processer

För att hålla ditt team på rätt spår och produktivt måste du utveckla och implementera en uppsättning strömlinjeformade processer. Förutom att använda projektledningsprogram som Asana och Monday.com, tycker många team att ha dagliga eller veckovisa snabbsynkroniseringar är avgörande för att främja samarbete och produktivitet. Att ha en informell gruppincheckning med hjälp av videokonferenser regelbundet håller teamet på samma sida och håller varje teammedlem ansvarig för sina dagliga uppgifter och pågående projekt. Chefer bör också upprätta regelbundna en-till-en-videosamtal med sina direktrapporter. Detta ger de anställda en bestämd tid för att diskutera framstegen i projekt eller eventuella arbetsrelaterade frågor.

6. Kulturella skillnader

Många företagsföretag anställer människor från hela världen. Denna mångsidiga globala arbetsstyrka kan inkludera anställda som har drastiskt olika kulturer, arbetsetik, kommunikationsstilar, värderingar och sammanhang. Som ett resultat kan distribuerade team ha svårt att förstå varandra och effektivt arbeta tillsammans. Chefer ställs inför utmaningen att övervinna kulturella skillnader och hitta en gemensam grund för att framgångsrikt hantera sitt mångsidiga team.

Lösning: Implementera ett tvärkulturellt träningsprogram

Tvärkulturell eller mångkulturell träning, är tänkt att hjälpa människor att övervinna kulturella utmaningar, hantera stereotyper och lära sig att effektivt kommunicera och lyssna bättre. Eftersom varje distribuerat team är unikt finns det inget tvärkulturellt träningsprogram som passar alla, men du bör ha en plan på plats som främjar mångkulturell förståelse och lärande för ditt mångsidiga team. Under introduktionen av nya anställda kan du vara värd för roliga videokonferenssessioner med isbrytare och bjud in teammedlemmar att dela med sig av sina regionala favoriträtter, seder och berättelser. Du kan också använda resurser som Mitt liv någon annanstans, som är en samarbetsgrupp som låter dig jämföra landet du bor i med andra länder runt om i världen. Den visar dig olika statistik som skiljer ditt land från andra, inklusive levnadskostnader, geografisk storlek, livskvalitet och kultur så att du har en bättre förståelse för hur det är att leva och arbeta i din kollegas land.

7. Tidszonsfel

Globalt distribuerade team består ofta av anställda som spänner över flera tidszoner. Detta kan göra det svårt att schemalägga teammöten eller få snabba svar från distanskollegor. När du sitter bredvid din lagkamrat i en kontorsmiljö är det lätt att vända sig till dem och snabbt ställa en fråga mitt på dagen på ett projekt, men när din kollega sitter tusentals mil bort eller möjligen flera tidszoner bort blir denna enkla uppgift mycket mer utmanande. Din distanskollega kan sova eller vara borta från jobbet under din normala arbetsdag.

Lösning: Hitta överlappning i allas arbetstid på dagtid

Använd verktyg som Varje tidszon och Tid och datum att hjälpa till att välja mötestider som är under allas normala arbetstid på dagtid. För vissa kan det vara på morgonen medan det för andra är eftermiddagen eller tidig kväll. Dagtidsarbetstidens överlappning låter dig också veta när du kan förvänta dig snabba svar från fjärranslutna medlemmar i ditt team. För lag som har väldigt olika tidszoner måste du vara kreativ. Spela in videokonferensmötet för de som inte kunde delta i livemötet så att de fortfarande kan se mötet vid ett senare tillfälle. Dessutom kan du maximera produktiviteten genom att planera framåt. Se till att dina avlägsna teammedlemmar som arbetar motsatta timmar har allt de behöver för att effektivt arbeta med sina uppgifter innan arbetsdagens slut så att du kan återgå till jobbet nästa dag med uppgifterna slutförda.