Coraz więcej firm dostrzega zalety „na odległość.„Oprócz umożliwienia firmom korzystania z globalnej puli talentów daleko poza miejscami, w których firma ma biura, posiadanie zdalnego zespołu może pomóc firmom znacznie obniżyć koszty podróży – szacowane na ponad 111 miliardów dolarów rocznie.
Jednak rozproszony zespół nie jest pozbawiony wyzwań. Gdy pracownicy pracują razem w wielu lokalizacjach i strefach czasowych, dosłowne i przenośne linie mogą się krzyżować, tworząc silosy i zmniejszając wspólne wysiłki. Prowadzi to do nieporozumień i nieefektywności. Aby rozwiązać te problemy, wielu właścicieli firm, kierowników projektów i specjalistów IT zwraca się do rozwiązań technicznych, wśród których do najpopularniejszych należą narzędzia do zarządzania projektami i rozwiązania do wideokonferencji.
Poniżej wyjaśniamy, dlaczego współpraca między zespołami jest tak ważna dla wyników firmy, kultury i funkcjonalnej pracy zespołowej. Zagłębimy się również w różne podejścia stosowane przez firmy w celu maksymalizacji talentów zdalnych w zakresie nowych pomysłów i świeżych perspektyw przy jednoczesnym utrzymaniu wydajnej siły roboczej opartej na współpracy.
Czym jest współpraca między zespołami?
Współpraca między zespołami polega na tym, że grupa ludzi o różnych specjalizacjach z różnych działów spotyka się, aby osiągnąć wspólny cel. Współpraca międzyfunkcyjna umożliwia grupie ludzi o różnych specjalizacjach — na przykład marketingu, finansach, zasobach ludzkich itp. — wspólną pracę nad rozwiązaniem problemu. Ten rodzaj współpracy może być potężny, prowadząc do znacznych ulepszeń i innowacyjnych rozwiązań.
Współpraca międzyfunkcyjna w dobie rozproszonych zespołów
Współpraca wywarła ogromny wpływ na sposób, w jaki ludzie współpracują ze sobą na całym świecie. Z narzędziami takimi jak oprogramowanie do wideokonferencji, firmy nie są już ograniczone do zatrudniania profesjonalistów do pracy w swoich głównych siedzibach; pracownicy mogą pracować równie efektywnie jak zespół z całego świata.
Im lepiej wyposażeni są twoi pracownicy, tym częściej będą ze sobą współpracować i odbywać znaczące i produktywne sesje robocze. Dzięki wysokiej jakości inteligentnym kanałom i technologiom komunikacyjnym możesz zapewnić regularną interakcję między zespołami wielofunkcyjnymi. Na przykład członkowie zespołu mogą udostępniać aktualizacje projektów w czasie rzeczywistym, rozpowszechniać informacje w ciągu kilku sekund i prowadzić zdalnie spotkania zespołu. Sprzyja także budowaniu zespołu i umożliwia łączenie się z wysoko wykwalifikowanymi specjalistami spoza Twojej najbliższej sieci.
7 wskazówek, jak usprawnić współpracę między zespołami
W Harvard Business Review, badanie 95 zespołów z 25 wiodących korporacji, 75% zespołów interdyscyplinarnych uważa się za „dysfunkcyjne”. Oznacza to, że wiele, jeśli nie większość, tych firm zmaga się z kosztowną nieefektywnością i biedą Kultura firmy.
Nie bądź częścią tych 75%. Postępuj zgodnie z tymi siedmioma wskazówkami usprawnić współpracę między zespołami w Twojej firmie.
1. Okazuj dobre przywództwo
Dobre przywództwo jest niezbędne, aby wielofunkcyjny zespół mógł osiągać cele. Dlatego liderzy zespołów muszą upewnić się, że są widoczni i dostępni dla zespołu. Chociaż mogą nie być w stanie uczestniczyć w każdym spotkaniu, liderzy zespołów muszą być elastyczni i łatwo kontaktować się tam, gdzie to możliwe, aby uzyskać poparcie i poparcie kierownictwa.
2. Promuj różnorodność
Współpraca między zespołami dosłownie oznacza tworzenie grupy ludzi o różnych umiejętnościach i nowych perspektywach, którzy spotykają się i pracują nad projektem. Należy celebrować różnorodność pod względem umiejętności, doświadczenia, lokalizacji, kultury, stażu pracy itp., którą każdy członek zespołu wnosi do grupy. Promuje świeże podejście do zadań i możliwość zdobycia nowych umiejętności.
3. Komunikuj się jasno
Jak wspomniano, dobra komunikacja ma kluczowe znaczenie dla sukcesu każdego zespołu, dlatego członkowie zespołu powinni łatwo komunikować się jasno i skutecznie. I chociaż spotkania są ważne, najlepsze zespoły wiedzą, jak je ograniczyć, aby punkty styku były bardzo produktywne. Pomaga to nie tylko upewnić się, że wszyscy pozostają skoncentrowani na celach i zadaniach, ale także pozwala każdemu być na bieżąco z tym, co robią inni członkowie zespołu i jak postępuje projekt.
Chociaż korzystanie z narzędzi do przesyłania wiadomości online może być wygodniejsze, nadal bardzo ważne jest prowadzenie rozmów twarzą w twarz z pracownikami zdalnymi, aby nawiązać lepsze relacje i w pełni zrozumieć, jak radzą sobie z wykonywanym zadaniem. Nie tylko promuje przejrzystość i szczerość postępów projektu, ale także szybciej uzyskuje odpowiedzi na pytania, ułatwiając rozpoczęcie projektu.
4. Ustaw oczekiwania
Gdy wszyscy w zespole krzyżowym poznają się nawzajem, nadszedł czas, aby ustalić ogólny cel zespołu. Aby osiągnąć cele biznesowe, należy ustalić: cele projektu, poszczególne role, konkretne zadania, oczekiwania, budżet, zasoby i harmonogram. Zachęty powinny być również dostosowane, aby można było skutecznie śledzić kluczowe wskaźniki wydajności (KPI).
Powinny one zostać uzgodnione przez wszystkich współpracowników między zespołami, aby jeszcze bardziej zapewnić poparcie i zrozumieć, w jaki sposób wszyscy mogą ze sobą współpracować.
5. Korzystaj z narzędzi do współpracy online
Narzędzia współpracy zostały wymyślone, aby ułatwić ludziom współpracę w dowolnym miejscu na świecie. Narzędzia jak Rozmiar życia umożliwiają zespołom wielofunkcyjnym lepszą współpracę dzięki komunikatorom i rozmowom wideo. Inne narzędzia do zarządzania projektami, takie jak Asana i Trello pomagają zespołom śledzić własne zadania, a także postępy w całym zespole i harmonogramie projektu.
6. Doceniaj osiągnięcia
Praca w zespole ma swoje wzloty i upadki. Dlatego trzeba świętować zwycięstwa!
Silniejsze więzi między grupą powstają, gdy pracujecie razem i doceniacie wysiłki i sukcesy swoich rówieśników. Osiąganie kamieni milowych projektu lub przełomów zdarza się w prawie każdym projekcie, ale znaczenie ich rozpoznania podnosi morale i utrzymuje motywację grupy.
7. Śledź KPI
Oczywiście KPI są ważne dla powodzenia każdego projektu. Zapewniają skupienie i cel, do którego należy dążyć. Aby skutecznie realizować KPI, każdy członek zespołu wielofunkcyjnego musi mieć jasność co do tego, za co jest odpowiedzialny, a także rozumieć, za co odpowiedzialni są pozostali członkowie. Zmniejsza to nakładanie się zadań i zapewnia, że każdy mierzy wyniki swoich wysiłków.
Cztery zalety współpracy międzyzespołowej
Współpraca zwykle odbywa się organicznie podczas pracy w zespołach, zwłaszcza jeśli cały zespół jest fizycznie obecny w pokoju.
Jednak organiczna współpraca jest mniej prawdopodobna, gdy zespoły są rozproszone w różnych działach i lokalizacjach geograficznych. Jak na ironię, w takich sytuacjach najbardziej tego potrzebujemy. Oto kilka sposobów, w jakie współpraca między zespołami może zachęcić do pracy zespołowej i poprawić produktywność wszystkich zaangażowanych osób.
Pojawia się wiele pomysłów i rozwiązań
Każdy inaczej patrzy na problem. Posiadanie różnych perspektyw – na przykład gdy wiele działów zajmuje się problemem – może pomóc w znalezieniu lepszego, wszechstronnego rozwiązania, które będzie miało zastosowanie do wszystkich w pokoju. W ten sposób każdy dział jest reprezentowany i wyrażane są wszystkie obawy, tworząc środowisko dla świeżych pomysłów, nowych strategii i ulepszonych metod realizacji zadań.
Każdy uczy się więcej
Możliwość wysłuchania wypowiedzi wszystkich działów w imieniu tego samego problemu lub projektu pomaga wszystkim zrozumieć, w jaki sposób wszystkie zespoły są ze sobą powiązane. wszyscy zaangażowani mogą zobaczyć szerszy obraz i zobaczyć, jak ważna może być ich szczególna rola w osiągnięciu jednego celu, a każdy może dowiedzieć się trochę o tym, co robią inni członkowie zespołu, co pozwala na tworzenie silniejszych więzi i tworzenie lepszych relacji między zespołami.
Zwiększona dynamika zmian
Umieszczenie różnych osób w pokoju, które nie są przyzwyczajone do przebywania razem, może całkowicie zmienić energię pokoju i sposób wykonywania pracy. Różnorodne nastawienia, które współpracują ze sobą, które zwykle nigdy nie wchodzą ze sobą w interakcje, mogą sprawić, że sprawy będą się poruszać i trząść w inny sposób niż wcześniej.
Ten rodzaj współpracy pomaga również zwiększyć zaufanie, empatię i poparcie wszystkich członków zespołu. Mniej opóźnień i nieporozumień występuje, ponieważ wszyscy są po tej samej stronie i mniej jest „wojny o wpływy”, która ma miejsce, gdy role w zespole zaczynają się pokrywać.
Cele są osiągane
Kiedy różne zespoły dobrze ze sobą współpracują, cała firma może na tym skorzystać. Wzajemna współpraca wiedzy i umiejętności może pomóc każdemu zrozumieć, w jaki sposób jego własna praca i indywidualne cele wpisują się w szerszy obraz, a także w ogólne cele firmy. Ponadto posiadanie nowych perspektyw może zmniejszyć liczbę błędów, stworzyć możliwości ulepszeń i odświeżyć sposób, w jaki pracujemy.
Trzy wspólne wyzwania współpracy międzyfunkcyjnej
Praca z ludźmi spoza normalnego zespołu dodaje nowych komplikacji. Dość często ludzie mają różne sposoby pracy i różne poziomy wiedzy. Oto kilka wyzwań, przed którymi możesz stanąć Ty i Twój wielofunkcyjny zespół.
Słaba komunikacja w zespole
Jak w przypadku każdego zespołu, niezależnie od tego, czy jest on wielofunkcyjny, czy nie, komunikacja jest kluczowa. Brak komunikacji w obszarach, na których się koncentrujesz lub brak ważnych szczegółów dotyczących tego, co robią inni członkowie zespołu, może prowadzić do niespójnych celów lub nieefektywności. Może to również prowadzić do potencjalnego posiadania „zbyt wielu kucharzy w kuchni”, gdy niektóre osoby próbują pełnić tę samą rolę lub nakładają się na siebie zadania.
Trudność w przestrzeganiu harmonogramu
Każda osoba ma swoje obowiązki, zadania i cele do osiągnięcia. Podczas pracy w zespole interdyscyplinarnym konieczna jest wspólna współpraca i przydzielanie czasu na zadania, aby ukończyć projekt w terminie. Zespoły międzyfunkcyjne mogą mieć własne, różne cele działów i ograniczony czas na projekty międzyfunkcyjne, co utrudnia dotrzymywanie harmonogramu.
Trudności w realizacji zaplanowanego budżetu
Trzymanie się budżetu też nie zawsze jest łatwe. Może być trudno upewnić się, że wszyscy członkowie zespołu są świadomi budżetu i jego aktualnego statusu. Kiedy działy mają własne budżety, którymi muszą się opiekować i monitorować, trudno jest upewnić się, że budżet zespołu międzyfunkcyjnego jest również realizowany.
Współpracuj w zespołach z Lifesize w pięciu krokach
Szukasz niezawodnego sposobu komunikowania się ze swoim zespołem? Zacznij od bezpłatnego korzystania z Lifesize, aby zobaczyć, jak może pomóc w poprawie współpracy między zespołami i kultury firmy.
Oto pięć kroków, jak już dziś włączyć Lifesize do swojej firmy:
1. Otwórz przeglądarkę
Otwórz wybraną przeglądarkę — Google Chrome, Safari lub Microsoft Edge działają świetnie. Lifesize jest kompatybilny ze wszystkimi opcjami przeglądarki, co ułatwia łączenie się z członkami zespołu.
2. Przejdź do go.lifesize.com
zainicjować Lifesize Przejdź grupowe połączenie wideokonferencyjne. Jest bezpłatny i oparty na chmurze, więc nie ma potrzeby pobierania żadnego oprogramowania — po prostu wpisz swój adres e-mail i gotowe. Jest również kompatybilny z większością urządzeń.
3. Dodaj uczestników
Teraz możesz dodawać do rozmowy wideo dowolne osoby, niezależnie od tego, czy są to członkowie zespołu wielofunkcyjnego, czy osoby spoza Twojej organizacji. Po prostu zaproś uczestników za pomocą wiadomości tekstowej lub adresu e-mail, aby po prostu kliknęli i dołączyli do rozmowy.
4. Rozpocznij bezpłatną rozmowę i rozpocznij współpracę!
Lifesize ma wiele świetnych wbudowanych narzędzi, które ułatwiają współpracę między zespołami, w tym szyfrowane rozmowy wideo typu end-to-end w celu zwiększenia bezpieczeństwa, integrację z Outlookiem i Slackiem, międzynarodowe numery telefoniczne. Współpraca naprawdę nie może być prostsza.
5. Dodaj zakładkę Lifesize Go do następnych połączeń
Utwórz zakładkę Lifesize w swojej przeglądarce, aby mieć łatwy dostęp do łącza przy następnym rozpoczęciu wideokonferencji lub dołączeniu do niej.
Wnioski
Wielofunkcyjne zespoły, które celebrują swoje różnorodne umiejętności, doświadczenia i perspektywy, dobrze ze sobą współpracują, co oznacza, że mogą czerpać korzyści ze zwiększonego rozmachu, świeżych pomysłów i osiągania celów.
Pomimo potencjalnych wyzwań, jakie może nieść ze sobą praca w zespołach międzyfunkcyjnych, istnieje wiele sposobów na usprawnienie współpracy. Lifesize to łatwa w obsłudze platforma oparta na chmurze, która umożliwia zespołom bezproblemową komunikację ze sobą, gdziekolwiek się znajdują.
